سند رسمی و سند عادی چیست؟

در فرهنگ فارسی عمید تعریف سند اینگونه آمده است چیزی که به آن اعتماد کنند و جمع آن سندات و اسناد است. اما در اصطلاح علم حقوق منظور از سند «سند کتبی» است. وفق ماده (۱۲۸۴) ق.م سند به معنای هر نوشته ای است که در مقام دعوا یا دفاع، قابل استناد باشد. با این حساب به نظر می‌رسد کتبی بودن سند، جزء لاینفک، در تعریف سند باشد؛ چراکه اگر اینگونه نباشد طبیعتاً قابلیت استناد نداشته و نمی‌توان در مقام دعوا به آن تکیه کرده و طرح دعوا نمود؛ در تعریف یاد شده آن چه سندیت سند را محرز می‌نماید دو امر است، اول قابلیت استناد است که در این تعریف نیز آمده است و دومین امر که در بیان واژه سند لحاظ شده حاصل فعل و تراوش اندیشه انسان بودن سند است. از اینرو در این تعریف، لفظ نوشته خصوصیتی ندارد و به اطلاق خود شامل هرگونه نوشته فارغ از محل نوشتن و یا شکل نوشتن و یا حتی وسیله نوشتن است. بنابراین ممکن است نوشته بر روی یک قطعه سنگ قطعه فلز، تخته و یا حتی بر روی نرم افزارهای کامپیوتری باشد. به لحاظ عرفی و قانونی، سند به دو دسته سند رسمی و سند عادی تقسیم می‌شود که در ادامه به آن پرداخته می‌شود:

به استناد ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی می‌توان گفت که سند رسمی از نظر قانون ثبت محدود به موارد ذیل است

(۱) اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک ثبت شده باشد

(۲) اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد

(۳) اسنادی که نزد سایر مأمورین رسمی تنظیم شده باشد

اگرچه قانون ثبت، تعریفی از سند رسمی ارائه نداده است ولی به طور کلی با استناد به مواد قانون ثبت می‌توان گفت از نظر قانون، ثبت سند رسمی، سندی است که در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از انجام عملیات مقدماتی ثبت، ملک در دفتر املاک ثبت گردد. در این صورت به مالک سند مالکیت، مطابق ثبت دفتر املاک داده می‌شود.

بنابراین دایره شمول سند رسمی از نظر قانون، ثبت محدودتر از سند رسمی از نظر قانون مدنی است. به عبارتی سند رسمی از نظر قانون، ثبت اخص از سند رسمی در قانون مدنی است؛ چراکه هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی باشد از نظر قانون مدنی نیز رسمی است و این را ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی تصریح نموده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد رسمی است» ولی ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی، باشد اما از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود مانند شناسنامه که توسط مأمور صلاحیت دار ثبت احوال پس از طی تشریفات و مقررات قانونی صادر شده است پس در عرف ثبتی و قانون ثبت سندی رسمی است که مطابق قانون در یکی از دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از طی مراحل و مقدمات قانونی در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد.

در قانون ثبت قانون گذار در مقابل رعایت تشریفات و مقرراتی که باید در تنظیم سند رعایت شود اعتبار مخصوصی به آن اسناد داده است که اسناد عادی فاقد آن است و مادام که خلاف آن اسناد ثابت نشده باشد معتبر شناخته می‌شوند؛ چرا که برای تأمین نظم اجتماعی در کشور باید اعتماد عمومی نسبت به آن اسناد جلب شود. برابر با ماده ۱۷ اصلاحی قانون، ثبت سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود، مگر این که مجعولیت آن سند ثابت شود. سند رسمی که تشریفات را طی کرده و در دفتر املاک ثبت شود دولت دارنده چنین سند مالکیتی را به رسمیت خواهد شناخت.

قانون مدنی سند عادی را تعریف نکرده است ولی از آنجائی که اسناد رسمی را در ماده ۱۲۸۷ تعریف نموده می‌توان گفت هر سندی که رسمی نباشد، قانوناً سند عادی است. (۱۲۸۹ ق.م).

برخی از حقوقدانان معتقدند هر سندی که فاقد شروط سند رسمی باشد (مانند سفته، برات، چک و اسناد عادی غیر تجاری) سند عادی محسوب می‌شود.

از دلایل آورده شده مواد ۱۲۸۴ و ۱۲۸۹ و ۱۲۹۳ قانون مدنی می‌توان نتیجه گرفت که سند عادی عبارت است از نوشته ای که به وسیله افراد عادی یا به وسیله مأمور رسمی فاقد صلاحیت یا مأمور صلاحیتدار اما بدون رعایت مقررات قانونی تنظیم شده باشد.

در این مطلب سعی شد که به ساده‌ترین شکل ممکن تفاوت سند عادی و سند رسمی بیان شود. این مطلب از این جهت مهم است که در بسیاری از دعواهای ملکی و حتی دعواهای تجاری و قراردادی، قوانین برای اسناد رسمی و اسناد عادی یکسان نیست و برای هر کدام احکام متفاوتی وجود دارد. برای همین لازم است که شخصی که به دادگاه مراجعه می‌کند بداند سندی که در اختیار دارد عادی است یا رسمی تا بتواند قوانین لازم را تشخیص دهد. انچه که مهم است و باید توجه داشت این است که تفاوت میان سند عادی و سند رسمی بیشتر در نحوه ثبت آن‌هاست و اینکه قانون گذار در مورد اینکه سند عادی چیست توضیحی نداده و می‌توان گفت هر سندی که رسمی نباشد عادی است.